Afin de gérer vos salles de réunions ou vos équipements comme les vidéos projecteurs, vous pouvez créer des ressources dans Google Apps. Ces ressources seront disponibles dans l’agenda de Google et vous pourrez ainsi les ajouter à vos réunions pour les réserver.

Créez des ressources dans Google Apps

Pour créer une ressources vous devez vous rendre dans le Control Panel (http://admin.google.com) puis allez dans le menu « Google Apps >> Paramètres de Agenda », puis cliquez sur ressources.

Comment nommer vos ressources ?

Important : Google va créer une arborescence pour vos ressources si au moins 10 ressources sont ajoutées. Pour cela il va utiliser le tiret  » –  » comme séparateur pour créer l’arborescence. Seul le premier niveau est pris en compte pour cette arborescence.

Règles de nommage :

• Les ressources seront partagées sur votre domaine donc si vous êtes une entreprise avec des locaux dans plusieurs pays le pays sera la première clé d’entrée. Ex : FR, EN, DE, etc…
• Si vous n’êtes pas une entreprise internationale mais que vous avez plusieurs locaux dans un même pays la ville sera la première clé d’entrée sinon ce sera la deuxième. Ex : Paris, Lyon, Dijon, etc…
• Dans un même immeuble l’étage sera aussi une clé importante. Ex : Et.1, Et.2, Et.3, etc…
• Le nombre de personnes pouvant être accueillies dans la salle est aussi une donnée importante. Ex : 2pers, 4pers, 8pers, 12 pers, etc….
• Pour finir le nom de la salle ou son numéro.
• A la fin du nm de la ressource vous pouvez ajouter une information entre parenthèse pour apporter un complément d’information. Par exemple pour indiquer que la salle dispose d’un système de web conférence. Ex : Salle Android (web conf).

En compilant ces règles on arrive à cette nomenclature de nommage : [Pays]-[Ville]-[Immeuble]-[Etage]-[Nb Personnes]-[Nom de la Salle] ([Informations complémentaires]).

Si vous avez des équipements la nomenclature devient : [Pays]-[Ville]-[Immeuble]-[Type Equipement]-[Marque]([Informations complémentaires]).

Tips :

• La fenêtre des ressources dans Google Agenda n’est pas très large donc pensez à utiliser des abréviations car sinon le nom de la ressource sera sur plusieurs lignes. Il faudra scroller et cela diminue le nombre de ressources visible au premier regard.
• Quand vous créez vos ressources il peut y avoir un délai de 24 heures avant qu’elles apparaissent dans Google Agenda.

Attention le nom de la ressource est limité à 100 caractères

Résultat dans Google Apps

Le moteur de recherche des ressources est performant et même si vous en avez beaucoup vos utilisateurs pourront retrouver facilement une ressource. Voir l’exemple ci-dessous :