Gérer des taches dans Google Spreadsheet – partie 1/2

construire un gestionnaire de taches avec google spreadsheet

Que ce soit pour un projet ou pour un besoin personnel Google Spreadsheet vous permettra de gérer vos taches comme vous pouviez le faire dans Excel. Voici un guide pour construire votre fichier et exploiter au mieux les fonctionnalités de Google Spreadsheet dans cette création. En fin d’article vous pouvez télécharger le fichier d’exemple utilisé pour cet article.

Cet article est la première partie d’une série de deux articles sur la gestion des taches dans Google Spreadsheet. Le deuxième article vous permettra d’optimiser la gestion des taches dans Google Spreadsheet afin de profiter des options collaboratives de l’outil de Google.

EDIT : Voir la partie 2 sur comment optimiser la gestion de vos taches dans Google Spreadsheets.

Créer des listes de valeurs

Si vous voulez gérer une liste de personnes travaillant sur un projet, une liste d’actions ou autres, vous devez réaliser une liste de valeurs. Dans Spreadsheet, il faut aller dans le menu ‘Données’ puis ‘Validation…’. Dans cette fenêtre vous pouvez saisir une liste de valeur directement :

cr&éer uneliste de données dans spreadsheet en entrant les données à la main

Cette liste risque d’évoluer et pour une gestion plus simple, surtout si vous allez partager le fichier, il est préférable de définir cette liste à partir d’une plage de données.

Définissez une plage de données plus large que le nombre de données à la création du fichier, comme cela la liste s’incrémentera toute seule si vous ajoutez une valeur.

Créer une iste de valeur dynamique dans google spreadsheetGérer ces informations dans une seconde feuille et non la feuille principale, ce sera plus simple et plus propre. Donc vous aurez deux feuilles, la première contenant la liste des taches et la seconde la liste des valeurs.

Vous pouvez créer autant de listes que vous en avez besoin, par exemple pour gérer des personnes.

Identifiez l’état des taches avec un code couleur

Pour suivre visuellement l’avancement de vos taches vous pouvez définir un code couleur avec la mise en forme conditionnelle.

Allez dans le menu ‘Format’ puis ‘Mise en forme conditionnelle…’.

code couleur pour l'état d'avancement de taches dans spreadsheetCréez une colonne ‘Etat’ et appliquez la mise en forme conditionnelle aux cellules de cette colonne. Astuce, créez une liste de valeur pré-définie pour cette colonne comme vu à la partie précédente.

Créez une colonne date avec un calendrier

Gérez les dates de début et fin de taches en ajoutant deux colonnes dates. Pour faciliter le remplissage des cellules de ces colonnes, il est possible de proposer un calendrier lors de leur édition.

Pour cela allez dans le menu validation des données, menu ‘Données’ puis ‘Validation…’. Choisissez le critère date comme ci-dessous :

faire apparaitre un calendrier lors de l'édition d'une cellule dans spreadsheetVous aurez ainsi un calendrier qui apparaîtra lors de l’édition des cellules date.

Avoir un petit calendrier lors de l'édition d'une cellule

Numérotez vos taches

Pour échanger plus facilement avec vos collègues, surtout si vous avez beaucoup de taches, créez dans la première colonne une suite numérique. Pour cela deux manières de procéder :

  1. Dans la cellule A2 entrez ‘1’ dans la cellule A3 ‘=A2+1’, puis tirez la cellule vers le bas.
  2. Dans la cellule A2 entrez ‘1’ dans la cellule A3 ‘2’, sélectionnez ces deux cellules et tirez les vers le bas.

Cela vous permettra lors d’échanges de mentionner le numéro de la tache et de plus facilement se repérer dans la liste.

Figez la première ligne

Si vous avez beaucoup de taches figez la première ligne pour une meilleure navigation.

Allez ans le menu ‘Affichage’ puis ‘Figer les lignes’ puis sélectionnez ‘Figer 1 ligne’.

Faites un reporting pour suivre l’avancement

Créez une nouvelle feuille ‘Reporting’ et pour, par exemple, avoir un camembert sur le statut des taches voici comment procéder. Les taches se trouvent dans une feuille ‘Taches’.

  1. Si le statut des taches se trouve en colonne E, créez la liste des statuts en entrant la formule ‘=UNIQUE(Taches!E2:E)’
  2. Pour avoir le nombre de taches en fonction du statut utilisez la formule ‘=COUNTIF(Taches!E2:E;A2)’

Voici en pratique ce que cela donne :

formules pour faire un reporting des taches

Ensuite vous pouvez faire un graphique avec les données. Voici un exemple:

Graphique statut et actuers des taches dasn spreadsheet

Télécharger le fichier Spreadsheet de gestion de taches

construire un egestionnaire de taches avec google spreadsheetVous pouvez faire une copie du fichier qui a été utilisé pour la rédaction de cet article afin de ne pas partir de zéro.

Important :

  1. Si vous ajoutez des statuts pensez à bien modifier le formatage conditionnel.
  2. Si vous voulez ajouter des lignes, il faut sélectionner les deux dernières lignes de la liste et les tirer vers le bas. Cela va incrémenter le compteur en colonne 1 et aussi appliquer la mise en forme conditionnelle.

Fichier : Gestion de taches avec Google Spreadsheet

A propos de Stéphane 81 Articles
Consultant depuis 10 ans et passionné de Google. Pur autodidacte, Google Top Contributeur sur les forums Google drive et Adsense. Spécialiste Google Apps et certifié Google Apps Deployment Specialist.

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