L’art de gérer ses données dans un tableur

icone gestion des données dans spreadsheet

Les tableurs sont utilisés régulièrement pour agréger et traiter des données, il peut y avoir des outils spécialiser comme Business Object ou QlikView mais le tableur reste toujours l’outil principalement utilisé au sein d’un entreprise. C’est un fait tout fini toujours dans un tableur !

Ce n’est pas parce que vous êtes dans Google Spreadsheet ou Excel qu’il ne faut pas anticiper sur des utilisations futures de ces données car une omission au début, pourrait vous coûter quelques heures de travail supplémentaire par la suite. Dans cet article découvrez 4 conseils pour gérer vos données et partir sur de bons rails.

Travailler avec des valeurs numériques

Dans Google Spreadsheet ou tout autre tableur, vous pouvez facilement utiliser des valeurs numériques pour des calculs ou des tests.

  • Utilisez uniquement des chiffres et nom des chiffres avec une information. Ex : Si vous recensez le nombre de PCs par service dans votre entreprise notez ‘5’ et non ‘5 PCs’, si après vous recensez les tablettes vous pourrez sommez le nombre d’appareil dans le service alors que ‘5 PCs + 3 Tablettes’ ne donnera rien dans le tableur.
  • En corrélation avec l’exemple précédent pensez à couper votre information, si aujourd’hui vous recensez les équipements d’un service coupez l’information tout suite par type de produits et n’utilisez pas le total des produits. Certes c’est un peu plus long au début mais plus tard vous serez plus libre pour analyser cette information.

Utilisez des dates plutôt que des durées

Dans le tableur vous pourrez plus facilement faire des calculs avec des dates alors qu’une durée sans date de référence sera plus dur à analyser et gérer.

  • Vous construisez un fichier client, notez la date d’entrée du client (12/03/2008) dans la société plutôt que son ancienneté (5 ans). Autant avec la première vous pourrez, par exemple, fêter l’anniversaire des 10 ans du client alors que la seconde l’information ne sera pas dynamique et ne vous servira qu’une fois.
  • Vous gérez une liste de taches notez une date de début et une date de fin, plutôt que la durée. Vous pouvez facilement calculer la durée à partir de ces deux informations et si vous ajoutez une date de fin réelle, vous pouvez calculer facilement le retard.
  • Vous gérez des produits avec une durée de vie, en plus de cette information durée de vie pensez à ajouter la date de commercialisation, comme cela la date de fin de commercialisation pourra être calculée automatiquement.
  • Notez des vrais dates (12/03/2013) et non ’12 Mars’. De la première information vous pouvez extraire, l’année, le mois, la semaine, le jour alors qu’avec la deuxième, si elle est au format texte, vous ne pouvez rien faire. Vous voulez voir 12 Juin dans votre cellule, entrez la date et modifiez le formatage de la cellule.

Coupez l’information

Dans le tableur il sera plus facile d’agréger des colonnes pour reconstruire une information plutôt que de couper une information.

  • Vous gérez une base clients et pour chaque clients vous notez l’adresse. Il est plus intéressant de couper l’information en trois, ‘Rue, Code postal et Ville’, plutôt que d’avoir un seul champ adresse. De votre colonne code postal vous pouvez extraire le département, vous pouvez trier cette liste par ville avec les filtres, avec le code postal vous pouvez identifier la région, etc… Si vous avez l’adresse complète dans une cellule vous ne pourrez rien faire avec dans le futur.
  • Si vous devez quand même noter plusieurs informations dans une même cellule pensez à les séparer avec un caractère spécifique, la virgule ‘,’ sera très bien. Ce séparateur pourra être utilisé par la suite avec la fonction SPLIT() de Google Spreadsheet pour séparer l’information.

Gérez vos données en ligne

Cela est un point important notamment si vous voulez par la suite utiliser les tableaux croisés dynamiques ou compléter votre tableau avec une nouvelle information. Une information (attribut) qui caractérise une valeur doit être notée en ligne et non en colonne. Il faut créer une colonne par attributs et une colonne par mesures.

Exemple : Vous gérez des produits et vous voulez avoir un tableau donnant le nombre de produits vendu par mois. vous construisez donc un tableau avec dans la première colonne les produits et ensuite une colonne par mois. Vous construisez ce tableau en 2013 et comme tout le monde l’aime bien vous devez le continuer en 2014 ce qui n’était pas prévu au début. Dans ce cas vous allez par exemple ajouter des colonnes pour l’année 2014 de type ‘Janvier 2014, Février 2014 etc…’. Avec cette organisation si vous voulez comparer les ventes du mois de Janvier de 2013 et 2014 il faudra faire une gymnastique visuelle entre deux colonnes espacées. De même que se passe-t-il si vous voulez ajouter le chiffre d’affaire ? Cela va devenir compliqué.

  • La bonne manière de procéder est d’avoir en première colonne le produit, en deuxième colonne le mois et en troisième la mesure ‘Nombre de ventes’. Pour réaliser le tableau des ventes il vous suffit de faire un tableau croisé dynamique et cela se calcule tout seul.
  • Si vous devez continuer votre tableau en 2014, ajouter simplement une colonne année. En filtrant les colonnes vous pourrez avoir pour un produit donné les ventes sur un mois pour les deux années facilement.
  • Vous voulez ajouter votre nouvelle mesure ‘Chiffre d’affaires’ il vous suffit d’ajouter une colonne et pour chaque couple produit/mois d’indiquer la valeur. Le tableau croisé dynamique se mettra à jour et vous pourrez sortir un reporting facilement.

Cette organisation en ligne nécessitera, effectivement, à chaque ajout de valeur de ressaisir le produit et le mois mais vous gagnerez du temps par la suite pour analyser les données et si votre tableau évolue. Pour vous faciliter la saisie, pensez à créer des listes de valeurs prédéfinies, ce sera plus rapide.

Shit in shit out

Cette expression colle bien à l’analyse de données et pensez au nombre de fois où vous avez du reprendre un fichier car l’actuel manquez d’une information ou l’information n’était pas bien structurée. Si la donnée en entrée n’est pas propre et bien structurée vous ne pourrez rien en faire.

Peu importe la qualité des données que vous avez dans votre tableau, si elles sont mal organisées vous allez passer du temps à les tordre dans tous les sens pour en extraire une information ou un reporting. Comme le dit le proverbe « Rien ne sert de remplir vite son tableur, il faut le remplir bien » :-).

About Stéphane 76 Articles
Consultant depuis 10 ans et passionné de Google. Pur autodidacte, Google Top Contributeur sur les forums Google drive et Adsense. Spécialiste Google Apps et certifié Google Apps Deployment Specialist.

2 Comments on L’art de gérer ses données dans un tableur

  1. formidable tutoriel, excellent.

    j’aurai cependant une question, en utilisateur google drive que je suis :
    comment coupler le contenu d’une feuille de calcul google drive,
    avec une cellule d’une feuille de calcul Excel ?

    merci pour votre réponse précieuse, et encore bravo pour ce tuto géant !
    😉

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