Optimiser la gestion de taches dans Google Spreadsheets Partie 2/2

construire un gestionnaire de taches avec google spreadsheet

Dans la partie 1 de cette série d’articles sur comment gérer des taches dans Google Spreadsheets, nous avions construit un premier fichier de gestion de taches. Maintenant nous allons l’optimiser pour le rendre dynamique et le partager avec des collègues.

Créez un statut dynamique

Pour gérer le statut d’une tache vous pouvez le faire manuellement ou bien en dynamique avec une formule. Dans le fichier créé dans le premier article, 3 statuts sont définis Non commencée, En cours et Finie. Pour rendre le statut dynamique on définit des règles de gestion :

  • Non commencée : Date début vide ou supérieure à la date du jour
  • En cours : Date début avant à la date du jour et la date de de clôture non vide
  • Finie : Date de clôture non vide

La formule à appliquer est :

=IF(OR(F3>TODAY();F3= » »); »Non commencée »;IF(AND(F3<=TODAY();G3= » »); »En cours »;IF(G3<> » »; »Finie »)))

Maintenant il suffit de remplir les dates de début et les dates de clôture pour avoir la colonne statut qui se met à jour automatiquement.

Protéger la feuille des taches

Si vous partagez le fichier avec plusieurs collègues et que seul vous et certains collègues peuvent modifier la feuille, vous pouvez verrouiller la feuille contenant les taches pour en empêcher la modification.

Allez sur la flèche à coté du nom de la feuille et choisissez ‘Protéger la feuille’.

verrouiller une feuille dans uen google spreadsheets

Dans la fenêtre qui s’ouvre vous pouvez définir qui aura le droit de modifier la feuille en allant sur la troisième option ‘Moi, ainsi que les collaborateurs sélectionnés ci-dessous’. Ne vous serons proposé, dans cette fenêtre, que les personnes avec qui vous partagez le document en modification.

Une fois l’opération réalisée, un cadenas apparaîtra à coté de la feuille.cadeans feuille preadsheet verouillée

Vous pouvez bien entendu gérer cela dans les règles de partage du fichier mais si vous souhaitez que d’autres feuilles soient modifiables par tous vos collègues, il faut protéger la feuille des taches.

Recevez une notification lors de modifications

Afin de suivre l’avancement de votre document, sans avoir à vous rendre sur celui-ci tous les jours, vous pouvez recevoir une notification par email dès qu’une personne le modifie.

Allez dans le menu ‘Outils’ puis ‘Règles de notifications…’. Pour recevoir une alerte dès qu’une modification est apportée sur le document, sélectionnez les options comme sur la capture ci-dessous.

recevoir des notifications dans google spreadsheets

Recevoir des notifications personnelles

En tant que responsable il est important que vous suivez l’avancement de toutes les taches et donc recevoir une notification dès que le fichier est modifié mais vos collègues sont plus intéressés par des alertes personnelles.

Dans la première version du fichier, un reporting du nombre de taches par internant avait été réalisé. Pour que vos collègues reçoivent des alertes personnelles si le nombre de taches change demandez leur de créer une notification sur la cellule qui contient le nombre de taches dont ils sont responsables.

recevoir une notification personnalisée dans google spreadsheet

Chacun des intervenants devra créer sa propre alerte !

Ainsi, dès que vous ajoutez une tache et que vous l’affectez à un de vos collègues, il recevra un email pour le notifier du changement.

Utilisez les graphiques dans des présentations

Dans l’onglet reporting vous disposez de graphiques sur l’avancement des taches, vous pouvez faire une copie du graphique pour le coller (Ctrl + V) dans une présentation directement depuis Spreadsheets.

s dans une présentation

Téléchargez le fichier

Il est très facile de construire un tableur pour gérer des taches dans Google Spreadsheets et de profiter des fonctions apportées par le tableur de Google pour le rendre dynamique et fluidifier les échanges avec vos collègues.

Vous pouvez télécharger le fichier en cliquant sur ce lien : Gestion dynamique de taches dans Google Spreadsheets

A propos de Stéphane 81 Articles
Consultant depuis 10 ans et passionné de Google. Pur autodidacte, Google Top Contributeur sur les forums Google drive et Adsense. Spécialiste Google Apps et certifié Google Apps Deployment Specialist.

3 Comments

  1. dans le paragraphe créer un statut dynamique j’ai rectifier la fonction pour quelle soit plus fiable comme ceci
    =if(or(F3= » »;G3= » »); »Date invalide »;if(F3>today(); »Non commencée »;if(AND(F3today()); »En cours »;if(G3<="";"Finie"))))

    merci pour votre article enrechissant

  2. Bonjour

    Merci pour la proposition, je précise pour les personne qui verrait le commentaire ci dessus que les guillemets sont mal interprétées par le template donc les chevrons sont en fait des guillemets.

    Stéphane

  3. je m’excuse le code suivant que j’aurai du emis
    =if(or(F3= » »;G3= » »); »Date invalide »;if(F3>today(); »Non commencée »;if(AND(F3today()); »En cours »;if(G3<=today();"Finie"))))

    la j'ai introduit le d'invalidité des cellules vide pour les dates et mis à jour la logique des autres cas.

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